E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was 2027 und 2028 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfristen für die Ausstellung laufen zum 31. Dezember 2026 und zum 31. Dezember 2027 aus. Hier finden Sie die Fristen, die zulässigen Formate und eine Checkliste – jeweils mit Verweis auf die amtlichen Quellen.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG und die BMF-Schreiben

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Eine E-Rechnung ist seither eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei per E-Mail ist danach keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“ – rechtlich gleichgestellt mit der Papierrechnung.

Wie die Finanzverwaltung die Regeln auslegt, hat das Bundesministerium der Finanzen in zwei Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 festgehalten; die Schreiben ändern zugleich den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Ergänzend gibt es die FAQ des BMF zur E-Rechnung. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Fristen im Überblick

Datum	Wer	Was
seit 1. Januar 2025	alle im Inland ansässigen Unternehmen	Empfangspflicht für E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach genügt.
bis 31. Dezember 2026	alle Rechnungsaussteller	Papierrechnung weiterhin zulässig; andere elektronische Formate (z. B. reines PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
ab 1. Januar 2027	Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz über 800.000 Euro	Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen.
bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro	Papier oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung) weiterhin zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
bis 31. Dezember 2027	alle Unternehmen, die EDI nutzen	EDI-Verfahren im Sinne der Empfehlung 94/820/EG bleiben zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
ab 1. Januar 2028	alle Unternehmen	Ausstellungspflicht ohne Übergangsregel.

Maßgeblich ist jeweils der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr – für 2027 also der Gesamtumsatz 2026.

Wer betroffen ist – und welche Ausnahmen gelten

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen über steuerbare Umsätze im Inland. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht darunter, ebenso wenig grenzüberschreitende Rechnungen. Auch Vereine, Vermieter oder Freiberufler sind betroffen, sobald sie unternehmerisch tätig sind und an andere Unternehmer leisten.

Folgende Rechnungen dürfen dauerhaft als „sonstige Rechnung“ – also auf Papier oder als PDF – ausgestellt werden:

Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
Fahrausweise, die als Rechnung gelten.

Die Ausnahmen sind Wahlrechte. Wer möchte, kann auch in diesen Fällen eine E-Rechnung ausstellen; der Empfänger muss sie annehmen.

Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD und Vereinbarungen

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 (EN 16931-1:2017) entsprechen. Die Norm erlaubt zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII D16B. Das BMF nennt ausdrücklich zwei Formate, die diese Anforderung erfüllen:

XRechnung – die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 als reine XML-Datei. Sie ist aus der öffentlichen Auftragsvergabe bekannt und wird im B2B-Bereich zunehmend eingesetzt.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, technisch identisch mit Factur-X 1.09.2 (FNFE-MPE).

Andere strukturierte Formate, etwa Peppol BIS Billing 3.0 oder ein EDI-Format, können zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein Format extrahiert werden können, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Beim hybriden ZUGFeRD-Format ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung der Inhalt der XML-Datei.

Checkliste: Was Sie jetzt erledigen sollten

Umsatzgrenze prüfen. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027.
Empfang sicherstellen. Richten Sie ein eigenes Postfach oder einen Kanal für E-Rechnungen ein und teilen Sie Ihren Lieferanten die Adresse mit.
Software klären. Fragen Sie Ihren Anbieter für Buchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP, ob und ab wann er XRechnung oder ZUGFeRD (mindestens Profil EN 16931) erzeugen und einlesen kann.
Stammdaten pflegen. Vollständige Adressen, USt-IdNr., gegebenenfalls Leitweg-ID oder Bestellnummern Ihrer Kunden – fehlende Daten sind die häufigste Ursache für Rückfragen.
Archivierung anpassen. Nach den GoBD ist die XML-Datei das Original. Bewahren Sie sie unverändert und maschinell auswertbar für die gesetzliche Frist auf; eine Visualisierung oder ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Prozesse dokumentieren. Halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
Testlauf durchführen. Tauschen Sie vor Ihrer Frist echte Testrechnungen mit Ihren wichtigsten Kunden und Lieferanten aus und prüfen Sie die Dateien mit einem Validator.
Steuerberatung einbeziehen. Klären Sie Sonderfälle – Anzahlungen, Gutschriften, Organschaft – mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Was sich für Rechnungsempfänger ändert

Eine E-Rechnung in einem zulässigen Format können Sie nicht zurückweisen. Bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 werden Sie parallel Papier, PDF und strukturierte Dateien erhalten – planen Sie Ihre Eingangsprozesse für alle drei Wege.

Der Vorsteuerabzug setzt weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Die Kreditorenbuchhaltung muss die XML-Datei also lesen, die Pflichtangaben prüfen und die Datei unverändert aufbewahren. Eine XML-Datei ohne Darstellung ist für Menschen schwer lesbar; dafür brauchen Sie eine Software oder einen Viewer.

Häufige Fehler

Ein per E-Mail versandtes PDF wird als E-Rechnung behandelt. Es ist eine sonstige Rechnung.
Nur die PDF-Ansicht wird archiviert, die XML-Datei gelöscht oder verändert.
ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL wird verwendet, obwohl eine E-Rechnung geschuldet ist.
Die 800.000-Euro-Grenze wird auf den Umsatz des laufenden statt des vorangegangenen Jahres bezogen.
Kleinunternehmer gehen davon aus, sie müssten auch keine E-Rechnungen empfangen können.
Man wartet auf eine Verschiebung, die nicht beschlossen ist.
Die XML-Datei wird nie gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung geprüft; Fehler fallen erst beim Kunden auf.

So helfen Viewer und Validator

Mit dem XRechnung-Viewer öffnen Sie eine XRechnung und lesen sie wie eine gewohnte Rechnung. Der XRechnung-Validator prüft die Datei gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung und zeigt Fehler verständlich an. Für hybride PDF-Dateien nutzen Sie den ZUGFeRD-Viewer und den Factur-X-Validator, der auch ZUGFeRD prüft. Wer bestehende PDF-Rechnungen umstellen möchte, findet einen Einstieg im PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter.

Häufige Fragen

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Nach Auffassung des BMF genügt es, ein E-Mail-Postfach für den Empfang bereitzustellen. Sie müssen die XML-Datei aber lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren können.

Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen schreiben?

Nur wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug und der Empfänger zustimmt, oder in den Ausnahmefällen (Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer, Fahrausweise). Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Übergangsregel für alle.

Wird die Frist 2027 verschoben?

Der ZDH fordert das. Stand 28. Oktober 2026 hat der Gesetzgeber aber keine Verschiebung beschlossen.

Ist Peppol in Deutschland Pflicht?

Nein. Der Übermittlungsweg ist nicht vorgeschrieben. E-Mail, Portale, EDI oder Peppol sind möglich.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. § 34a UStDV befreit nur von der Pflicht zur Ausstellung, nicht vom Empfang.

Welche Datei muss ich archivieren?

Die XML-Datei bzw. beim ZUGFeRD-Format die vollständige PDF-Datei mit eingebetteter XML – unverändert. Eine reine Bildschirmansicht ist nicht das Original.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein. Sie betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen.

Quellen

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung (abgerufen am 2026-10-28)
BMF: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen am 2026-10-28)
§ 27 UStG (Abs. 38: Übergangsregelungen) (abgerufen am 2026-10-28)
§ 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen) (abgerufen am 2026-10-28)
§ 34a UStDV (Kleinunternehmer) (abgerufen am 2026-10-28)
Lobbyregister des Deutschen Bundestages: Stellungnahme des ZDH (abgerufen am 2026-10-28)
FNFE-MPE: Factur-X / ZUGFeRD (abgerufen am 2026-10-28)

Zuletzt geprüft am 28. Oktober 2026