E-Rechnung in Belgien: die Peppol-Pflicht seit 2026

Worum es geht

Belgien schreibt strukturierte E-Rechnungen zwischen Unternehmen vor; ein PDF im E-Mail-Anhang genügt nicht. Standard ist Peppol BIS Billing 3.0 auf Basis der EN 16931 in der Syntax UBL 2.1. Andere strukturierte Formate sind nur zulässig, wenn beide Seiten sie vereinbaren.

Für Versand und Empfang über Peppol brauchen Sie einen Peppol Access Point, den ein Dienstleister bereitstellt. Darüber erfolgt auch die Eintragung im Peppol-Verzeichnis, damit Lieferanten Sie als Empfänger finden. Das amtliche Informationsportal ist einvoice.belgium.be.

Peppol folgt dem sogenannten Vier-Ecken-Modell: Der Lieferant übergibt die Rechnung an seinen Access Point, dieser liefert sie an den Access Point des Kunden, der sie an den Kunden weiterreicht. Lieferant und Kunde können also verschiedene Anbieter nutzen. Entscheidend ist, dass beide im Netz erreichbar sind und die Datei den Regeln von Peppol BIS entspricht.

Fristen

Die Toleranzphase ist mit dem ersten Quartal 2026 ausgelaufen (Mitteilung des FÖD Finanzen).

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für in Belgien ansässige, mehrwertsteuerlich registrierte Unternehmen bei Rechnungen an andere solche Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher sind nicht erfasst. Für bestimmte Gruppen von Steuerpflichtigen gelten Ausnahmen oder Sonderregeln; diese nennt die amtliche FAQ. Deutsche Unternehmen mit belgischer Niederlassung sollten ihre Lage dort oder mit ihrer Steuerberatung prüfen.

Für deutsche Lieferanten ohne Sitz in Belgien gilt die belgische Pflicht nicht unmittelbar. Belgische Kunden werden aber zunehmend erwarten, Rechnungen über Peppol zu erhalten, weil ihre eigenen Prozesse darauf ausgerichtet sind. Wer regelmäßig nach Belgien liefert, sollte deshalb mit seinen Kunden klären, in welchem Format sie Rechnungen künftig annehmen.

Bußgelder

Nach dem Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 drohen Unternehmen, die technisch nicht in der Lage sind, strukturierte E-Rechnungen auszustellen oder zu empfangen, folgende Geldbußen:

Ein weiterer Verstoß zählt nur, wenn er mindestens drei Monate nach der vorherigen Geldbuße festgestellt wird.

Diese Bußgelder knüpfen an fehlende technische Mittel an. Maßgeblich ist hier also, ob Ihr Unternehmen grundsätzlich in der Lage ist, strukturierte E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Quelle ist die FAQ des FÖD Finanzen zur E-Rechnung.

Zulässige Formate

• Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) als Standard.
• Andere strukturierte, EN-16931-konforme Formate wie CII oder ZUGFeRD/Factur-X nur nach Vereinbarung mit dem Geschäftspartner.

Eine XRechnung im UBL-Format ähnelt einer Peppol-BIS-Rechnung, ist aber nicht dasselbe: Beide bauen auf der EN 16931 auf, setzen jedoch eigene Zusatzregeln. Prüfen Sie Dateien für belgische Empfänger deshalb gezielt gegen die Peppol-BIS-Regeln.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Einen Peppol-Access-Point-Anbieter wählen, falls noch nicht geschehen; viele Buchhaltungsprogramme bringen einen mit.
2. Prüfen, ob Ihr Unternehmen im Peppol-Verzeichnis eingetragen und empfangsbereit ist.
3. Unternehmens- und Mehrwertsteuernummern Ihrer Kunden prüfen.
4. Ausgangsrechnungen vor dem Versand validieren.
5. Die strukturierte Datei archivieren, nicht nur eine Druckansicht.
6. Abweichende Formate mit einzelnen Kunden oder Lieferanten schriftlich vereinbaren.
7. Die Kreditorenbuchhaltung im Umgang mit UBL-Dateien und abgelehnten Rechnungen schulen.
8. Die E-Reporting-Pläne verfolgen, aber erst nach Verabschiedung des Gesetzes umsetzen.

Was sich für Empfänger ändert

Eingangsrechnungen belgischer Lieferanten kommen über Ihren Access Point im Peppol-BIS-Format. Ihre Kreditorenbuchhaltung muss UBL-Dateien verarbeiten, mit Bestellungen abgleichen und die Originaldatei aufbewahren.

Die Empfangsbereitschaft ist eine eigenständige Pflicht. Auch ein Unternehmen, das bei belgischen Lieferanten nur einkauft, braucht einen Access Point und einen Eintrag im Peppol-Verzeichnis. Fehlende technische Mittel für den Empfang können ebenfalls zu einem Bußgeld führen.

Häufige Fehler

• Ein PDF per E-Mail für ausreichend halten.
• Nur senden, aber nicht empfangen können – oder umgekehrt.
• Davon ausgehen, die Toleranzphase laufe noch.
• Ein anderes Format ohne Zustimmung des Kunden verwenden.
• Sich mit einer falschen Kennung im Peppol-Verzeichnis eintragen, sodass Lieferanten Sie nicht erreichen.
• Dateien versenden, die der empfangende Access Point wegen verletzter Peppol-BIS-Regeln ablehnt.

So helfen Viewer und Validator

Prüfen Sie eine Peppol-BIS-Rechnung mit dem Peppol-Validator oder öffnen Sie UBL- und CII-Dateien im E-Rechnungs-Viewer.

Häufige Fragen

Quellen

1. FÖD Finanzen: Portal zur E-Rechnung (abgerufen am 2026-10-28)
2. FÖD Finanzen: Toleranz in den ersten drei Monaten 2026 (abgerufen am 2026-10-28)
3. FÖD Finanzen: FAQ zu spezifischen Fragen der E-Rechnung (abgerufen am 2026-10-28)
4. FÖD Finanzen: FAQ zum E-Reporting (abgerufen am 2026-10-28)